Effektiviseringsformularer – eller ideer, innovation og involvering?

2010 18. marts
af Rune Mejlvang

Under overskriften “Hjælp os til at blive mere effektive” inviterer Furesø Kommune borgere og medarbejdere til at komme med ideer til bedre drift af kommunen. Årsagen er den trængte økonomi og  målet besparelser og afskaffelse af unødvendigt bureaukratiske arbejdsgange.

“Hvis der er borgere, som oplever bureaukratiske regler eller besværlige arbejdsgange, som de finder unødvendige eller mulige at omlægge, så de bliver mere effektive, kan de nu skrive om det til kommunen. Forslagene bliver samlet i en idebank, og en arbejdsgruppe vil gennemgå forslagene.”
http://www.furesoe.dk/topmenu/Oekonomi/Effektivisering.aspx

Ideen er i bund og grund god nok. Kommunen rækker ud efter eventuelle fantastiske ideer og forsøger samtidig at fremstå åbne og imødekommende. Spørgsmålet er bare om en Effektiviseringsformular (det kalder de det virkelig) er det bedste redskab til at opnå dette?

Hvad kan man skrive i en effektiviseringsformular?
Alene navngivningen er problematisk; jeg kunne som borger have mange gode ideer, men om de umiddelbart falder ind under kommunens forståelse af “effektivisering” er svært at afkode.
Forslag til ændringer af hverdagsrutinerne i min datters børnehave kan måske – og måske ikke – have effektiviseringspotentiale eller de kunne være med til at skabe større trivsel eller bedre service.
Men en ting er sikker: jeg ville aldrig formidle dem til kommunen via en effektiviseringsformular.

Ideuvikling i et lukket rum
På Furesøs hjemmeside er det ikke muligt at se eller kommentere på allerede indsendte ideer hvilket er ærgeligt. Ideuvikling sker bedst i åbenhed og det bliver mere forpligtigende for alle deltagende parter. Hvis jeg lægger navn til en ide gør jeg mig umage – og i og med min ide bliver offentliggjort bliver modtageren også forpligtiget til at forholde sig til den.

Samtidig er det en nem og gratis måde at få ideerne kvalificerede på. Andre brugere kan eksempelvis angive om de finder ideen god ved en simpel afkrydsningsboks eller de kan kommentere på og videreudvikle en ide.

Manglende målretning/kontekst
Det er svært at få ideer ud af ingenting og netop den manglende målretning får Effiktiviseringsformularen til at fremstå ufokuseret. Det er fint at efterspørge hjælp, men jo bedre formuleret anmodningen er jo lettere er det også for “giveren” at give. Ved at opsætte en simpel ramme bliver det hurtigt tydeligt hvilken type ideer det er der efterspørges:

  • Kom med dine forslag til hvordan vi kan gøre affaldshåndteringen simplere – for dig og for os.
  • Udfordringen – hvordan får vi alle kommunens borgere til at bruge vores nye selvbetjeningsløsning?
  • Ugens spørgsmål – hvornår oplever du unødigt bureaukratiske regler og arbejdsgange i din kontakt med kommunen?

En generel opfordring til “at komme med forslag til, hvor vi kan gå ind og forenkle regler og arbejdsgange” er en svær ramme at udfylde for den enkelte borger.
Men rammesætning gør det ikke alene. I Faxe Kommune forsøgte de sig i 2008 med et ugens spørgsmål som en måde hvorpå man kunne inddragelse af borgerne, men uden den store succes (der blev stillet 4 spørgsmål og offentliggjort 7  kommentarer).

Men hvad skal der så til?
At bede om folks bedste ideer er ikke bare en lille ting (og i Furesø kommune er det da også borgmesteren selv der efterspørger dem); det forpligtiger og stiller krav til den der spørger. Derfor skal det være tydeligt, at man  rent faktisk tager de indkomne ideer alvorligt; at man tager sig tid til at forstå dem, til at gennemtænke og analyserer dem. At ideerne ender i en idebank et sted i kommunen og vil blive gennemgået af en arbejdsgruppe som der står på Furesøs hjemmeside, tror jeg ikke er tilstrækkeligt.
Ideer skal modtages åbent og i et miljø hvor de har mulighed for at vokse. Hedensted Kommunes Idemarken (“stedet hvor vi udvikler vores idéer i fællesskab”) kunne være et godt sted at lade sig inspirere.

6 reaktioner Læg en kommentar →
  1. marts 18, 2010

    Tillykke med premieren og tak for et interessant indlæg. En ære at være den første, der kommenterer.

    Det er jo ikke fordi Idemarken vrimler med hverken idéer eller kommentarer, men eftersom den har været i drift et par år, tænker jeg, at man indimellem rydder op og sætter tælleren på nul.

    Jeg synes også, det er værd at bemærke, at der er meget få kommentarer – faktisk slet ingen at dømme efter forsiden. Dem kan man dog finde nogen stykker af, når man graver sig ned.

    Efter min smag er sitets struktur lidt for organisk og vildtvoksende – jeg har meget svært ved at gennemskue hvad der er kommentar til hvad, hvordan nye idéer relaterer sig til gamle – og så synes jeg måske, at kommunens medarbejdere eller sågar politikere kunne være mere synlige i dialogen.

  2. marts 18, 2010

    Hej Jacob
    Du har ret i at mængden af nye ideer da ikke er overvældende, men der er nu stadig liv i sitet.

    Jeg har netop valgt at fremhæve idemarken fordi det er en “gammel” side som man har valgt at drifte over en længere periode. Og fordi det er en side hvor der er lagt vægt på de sociale elementer i idegenereringen. Dermed ikke sagt det er perfekt udførsel; jeg savner f.eks. tydelig engagement og opfølgning fra kommunen (bl.a. under nyheder som er en noget tam oplevelse p.t.).

  3. marts 18, 2010

    Vil lige sikre at vi er enige her. Sitet har 603 ideer og 215 kommentarer. Kæmpe involveringssucces for en mindre kommune. Hvor mange ideer og samtaler om dem har Frederiksberg Kommune haft i samme periode iforhold til indbyggertal? (her snakker vi 10x/100x faktorer).

    Skanderborg havde mere klar deadline, fokus og feedback loop. Det spændende at forstå med Hedensted er at de faktisk bruger det helt operationalt i dagligdagen i selv meget små udviklings/kommunale projekter.

    Skanderborg og Hedensted er ægte pionerer og har været igennem i flere år.

    Kan sitet gøres bedre, helt sikkert. Men lad os lige prøve at få skepsis’en på det rigtige niveau.

    (disclosure, har været en smule involveret i begge projekter, socialsquare har arbejdet med begge kommuner og at lave processen på involvering, platform, mv.).

  4. marts 18, 2010

    Hej Thomas
    Nej, vi er ikke uenige i, at det samlede antal ideer er højt; tværtimod fremhæver jeg idemarken fordi jeg synes det er ret godt gået og vældigt interessant, at der indsamles og diskuteres ideer på mange niveauer.

    Når det er sagt, så fremstår forsiden af idemarken ikke så dynamisk p.t.; de fremhævede temaer har ikke den store aktivitet (nye ideer og kommentarer) og antallet af nye ideer i det hele taget er ikke så stort – så formuleringen ikke overvældende men stadig liv, synes jeg ikke er urimelig.

    Vedr. frederiksberg så er der p.t. ikke så meget at sammenligne med da Frederiksberg kommune ikke har en platform til formålet (selvom det kunne være interessant at afprøve noget tilsvarende i en storby-setting).

  5. marts 19, 2010

    “Vedr. frederiksberg så er der p.t. ikke så meget at sammenligne med da Frederiksberg kommune ikke har en platform til formålet (selvom det kunne være interessant at afprøve noget tilsvarende i en storby-setting).”

    Det er det da bestemt, hvor mange ideer har Frederiksberg fået uden at have platformen – og derved hvad er effekten at køre en konkret involveringsindsats.

  6. marts 20, 2010

    Nu kan jeg ikke svare på frederiksberg vegne, men under alle omstændigheder er jeg i tvivl om hvordan jeg ville stille regnestykket op.

    At sige, at ingen platform eller formel optælling er lig ingen ideer ville være forkert; der afholdes borgermøder, diverse høringer og kommunerne har generelt tæt kontakt i deres lokalmiljø og jeg er sikker på, at der sker ideudveksling og udvikling i en del af disse sammenhænge selvom der måske ikke holdes styr på omfanget. Og jeg ville også tro, at en stor del af de ideer, der blev oprettet på en eventuel platform udsprang af denne type begivenheder.

    Men det er jo heller ikke omfanget alene der har værdi her; for mig at se er det væsentlige den fokuserede proces. Den kan være med til at skabe ekstra synlighed, opmærksomhed, forpligtigelse og måske ligefrem reel handling.

Læg et svar

Bemærk: Du må bruge grundlæggende XHTML i dine kommentarer. Din mail-adresse vil aldrig blive offentliggjort.

Abonnér på dette kommentarfeed via RSS